Определите, какие задачи вы передаете
Под словами «кадровый аутсорсинг» стороны могут понимать разный объем работы. Один подрядчик готовит документы о приеме и увольнении, другой также ведет кадровую отчетность и считает зарплату. Если не обсудить состав заранее, знакомая проблема просто переедет к новому исполнителю: все будут уверены, что нужной задачей занимается кто-то еще.
Перечислите, что должен делать подрядчик: оформлять кадровые события, вести сведения об отпусках, готовить отчетность, рассчитывать выплаты. Отдельно договоритесь, кто получает от сотрудников заявления, передает сведения об отработанном времени, согласует документы и подписывает их от имени работодателя.
Подбор персонала и воинский учет не стоит считать автоматической частью кадрового обслуживания. Если они нужны, включите их в обсуждение отдельно. Например, поиск кандидатов относится к HR-сопровождению, а воинский учет требует своего набора задач и документов.
Соберите сведения по каждому сотруднику
Начните с актуального списка сотрудников. Он станет основой проверки: напротив каждого человека будет видно, какие документы есть, какие условия действуют сейчас и где не хватает информации. Включите и тех, кто временно отсутствует, например находится в длительном отпуске.
Подрядчику обычно нужны трудовые договоры и дополнительные соглашения, документы о приеме и изменении условий работы, сведения об отпусках, рабочем времени и выплатах. Конкретный состав зависит от компании и от того, какие задачи вы передаете.
Особое внимание — изменениям после приема. Допустим, сотрудник сначала работал пять дней в неделю, затем перешел на неполный день. Если передать только первоначальный договор, новый специалист не увидит действующий режим. Поэтому вместе с документами полезно подготовить короткие пояснения: что менялось, с какой даты и где это оформлено.
Не отправляйте все персональные данные подряд только потому, что они есть в архиве. Передавайте сведения, необходимые для согласованных задач, через установленный безопасный канал и тем специалистам, которым они нужны для работы.
Передайте ближайшие события, а не только архив
Архив показывает прошлое, но новому исполнителю нужно знать и планы. Например, через три дня у сотрудника начинается отпуск, в понедельник выходит новичок, а руководитель уже договорился об изменении оклада. Если сообщить об этом после начала обслуживания, документы придется готовить в спешке.
Составьте календарь ближайших событий. Для каждого укажите дату, сотрудника, ответственное лицо и готовность исходных данных. Это может быть простая таблица: «Выход нового сотрудника — 15 числа — документы собирает офис-менеджер — договор еще не подписан».
Сверьте остатки отпусков и данные для расчета выплат. Если в таблице отпусков одна цифра, а в программе другая, оставьте вопрос открытым до проверки, а не выбирайте удобный вариант. Недостоверное начальное значение будет переходить в следующие расчеты.
Отделите текущую работу от исправления старого
На первичной проверке могут обнаружиться неподписанное соглашение, пропущенный документ или расхождение в сведениях о сотруднике. Попросите подрядчика перечислить такие находки понятным языком: что отсутствует, на какую задачу влияет и какие сведения нужны для исправления.
Согласуйте порядок действий по каждому вопросу. Например, сначала восстановить сведения об использованных отпусках, а уже затем подтверждать остатки. Не стоит задним числом создавать документы или ставить подписи за отсутствующих людей: способ исправления выбирают по реальной ситуации.
Текущее обслуживание и разбор накопленных ошибок могут быть разными работами. Лучше заранее понимать их объем, стоимость и сроки, чем узнавать об отдельной оплате после передачи всего архива.
Договоритесь, как будете работать после передачи
Назначьте контактное лицо со стороны компании и согласуйте канал обращений. Объясните руководителям подразделений, куда сообщать о приеме, увольнении, отпуске или изменении графика. Устная договоренность в коридоре не должна оставаться единственным источником данных для кадрового специалиста.
Обсудите сроки передачи исходных данных и порядок срочных задач. Полезно договориться и о подтверждении: как компания узнает, что документ подготовлен, отчет отправлен, а вопрос закрыт. Это избавляет от постоянного уточнения «вы наше сообщение видели?».
Ограничьте доступ к кадровым документам и оформите необходимые условия обработки данных. Статья 88 ТК РФ устанавливает правила передачи персональных данных работников; подходящее основание и документы зависят от конкретной передачи.
В итоге у компании должны остаться опись переданных материалов, перечень незакрытых вопросов и понятный порядок взаимодействия. Тогда кадровый учет на аутсорсинге становится организованной работой, а не еще одной папкой, за которую никто не отвечает.