Сохраните требование
Не ограничивайтесь уведомлением на почте или пересланным скриншотом. Скачайте документ целиком вместе с приложениями. Иногда на первой странице указан общий запрос, а перечень операций и документов находится в отдельном файле.
Посмотрите номер и дату требования, налог и период, список вопросов и ссылку на статью Налогового кодекса. Отдельно сохраните сведения о доставке. Эти данные понадобятся и для ответа, и для расчета срока.
Если письмо переслал сотрудник, уточните, где оно появилось первоначально: в личном кабинете или в системе электронного документооборота. День, когда руководитель прочитал сообщение в рабочем чате, не определяет начало срока.
Здесь разбираем требования о пояснениях и документах. Требование об уплате задолженности — другой документ: к нему нельзя применять приведенную ниже таблицу.
Определите срок ответа
Универсального правила «на ответ есть десять дней» нет. Найдите основание в требовании и сопоставьте его с вашей ситуацией.
| Что запрашивают | Обычный срок | Основание |
|---|---|---|
| Пояснения к ошибкам или расхождениям в отчетности при камеральной проверке | 5 рабочих дней | Пункт 3 статьи 88 НК РФ |
| Документы у вас в рамках вашей налоговой проверки | 10 рабочих дней | Пункт 3 статьи 93 НК РФ |
| Документы или сведения о контрагенте в связи с его проверкой | 5 рабочих дней | Пункты 1 и 5 статьи 93.1 НК РФ |
| Документы или сведения о конкретной сделке вне налоговой проверки | 10 рабочих дней | Пункты 2 и 5 статьи 93.1 НК РФ |
Это основные случаи для бизнеса, а не перечень всех исключений. Срок по вашему документу нужно сверить с указанным в нем основанием. Порядок пояснений описан на сайте ФНС, запросы документов — в статье 93 и статье 93.1 НК РФ.
Отсчет начинается со следующего дня после юридически значимой даты получения, а дни считаются рабочими, если кодекс прямо не устанавливает календарные. При этом способ доставки имеет значение. Для налогоплательщиков, обязанных сдавать декларации в электронной форме, требование через оператора электронного документооборота считается полученным на шестой рабочий день после отправки. Для личного кабинета действует другое правило: на следующий день после размещения. Не переносите одно правило на другой канал. Основания: пункт 4 статьи 31 НК РФ и статья 6.1 НК РФ.
Проверьте факты
Допустим, инспекция спрашивает, почему сумма в декларации отличается от данных, которые есть у нее. Первое желание — написать, что ошибки нет. Но такой ответ сам по себе ничего не объясняет.
Вместе с бухгалтером разберите, какие показатели сравниваются: один ли это период, одинаково ли учитываются авансы и возвраты, относится ли операция к указанному налогу. Причину нельзя выбирать из списка наугад — она должна следовать из ваших документов.
Если расчет верен, ответ должен показывать, откуда взялась сумма и чем это подтверждается. Если обнаружена ошибка, сначала выясните, на что она повлияла и какие исправления требуются. Не стоит отправлять уверенное отрицание, а через день объяснять уже другую версию событий.
Запрос по контрагенту тоже лучше разобрать по существу. Проверьте договор, период работы, отгрузки, акты и платежи именно по указанным операциям. Сведения о других сделках не заменят ответ на вопрос инспекции.
Подготовьте ответ
Хороший ответ удобно сверять с запросом. Инспектору должно быть понятно, на какой вопрос вы отвечаете и где находится подтверждающий документ.
- Укажите требование. В начале ответа нужны его номер и дата, сведения о вашей компании или ИП и адресат.
- Сохраните порядок вопросов. Если в требовании три пункта, разберите каждый отдельно. Не прячьте ответ на второй вопрос в длинном общем вступлении.
- Объясните факты. Назовите операцию, период и документы, на которых основана позиция. Уберите предположения, которые никто не проверил.
- Составьте перечень приложений. Дайте файлам понятные названия и проверьте, что они открываются, читаются и относятся к нужному периоду.
- Проверьте полномочия и способ отправки. Важен не только текст, но и то, кто его подписывает и в каком формате он передается.
Образец ответа на требование налоговой можно использовать как основу структуры. Но чужие цифры и обстоятельства не становятся вашими после замены названия компании. Проверьте каждую причину расхождения, ссылку на норму и утверждение о документах.
Для пояснений к электронной декларации по НДС предусмотрен специальный электронный формат. Обычное письмо на почту инспектора не заменяет представление такого ответа. Перед отправкой проверьте требования пункта 3 статьи 88 НК РФ и возможности вашей системы отчетности.
Не хватает документов?
Это две разные ситуации. «Документа у нас нет» и «документ есть, но его еще не нашли в архиве» нельзя описывать одинаково.
Если по статье 93 НК РФ вы не успеваете представить документы, уведомление о невозможности уложиться в срок нужно направить в течение дня, следующего за днем получения требования. В нем указывают причины и срок, к которому материалы можно подготовить. Продление не происходит автоматически: инспекция принимает отдельное решение.
При запросе по статье 93.1 тоже предусмотрено уведомление. Если запрошенных документов или сведений у вас нет, об этом сообщают в установленный для ответа срок. Если они есть, но подготовить их вовремя невозможно, нужно обосновать просьбу о продлении. Порядок зависит от основания запроса — ждать последнего вечера рискованно.
Иногда документы уже передавались в налоговую. Тогда проверьте, сохранились ли реквизиты прежней отправки и подтверждение. В предусмотренных пунктом 5 статьи 93 случаях можно уведомить инспекцию о предыдущем представлении вместо повторной передачи. Просто написать «у вас все есть» недостаточно.
Если требование кажется слишком широким или непонятным, это повод проверить его правовое основание, а не молча оставить без ответа. Обсудите порядок действий со специалистом, пока срок еще не истек.
Проверьте отправку
Сложите в одну папку требование с приложениями, окончательный текст ответа, отправленные документы и подтверждения передачи. Проверьте статус в системе электронного документооборота: даже файл с названием «Ответ_финал» еще не подтверждает, что документы ушли в инспекцию.
Поставьте ответственному задачу следить за дальнейшей перепиской. Налоговая может уточнить вопрос или запросить дополнительные материалы. Сам факт ответа не означает, что проверка закончилась или все доводы приняты.
Если вопрос оказался шире одного требования — например, повторяется ошибка в нескольких периодах, — стоит отдельно решить, нужен ли налоговый аудит. А когда задача ограничена конкретным запросом, можно заказать подготовку ответа на требование, не переходя на полное бухгалтерское сопровождение.